Vitale organisaties presteren duurzaam beter. Niet alleen individuen, maar ook teams en organisaties kunnen leren hun energie en vitaliteit te besturen. Succesvolle organisaties hebben niet alleen een goede mix van verschillende soorten positieve energie, maar wenden die energie ook optimaal aan.
We onderscheiden vier soorten energie:
Hoge performance energie versus hoge survival energie
De beste prestatie wordt geleverd als een team zich in de performance zone bevindt. Dan wordt er gewerkt ‘ in flow’: het team geeft energie uit aan de juiste zaken, collega’s werken proactief samen en houden zich in volle focus bezig met de zaken die bijdragen aan de missie van de organisatie.
Als een team onder druk staat is het geneigd om datzelfde te doen als een atleet, namelijk gewoon extra hard werken. Even de schouders eronder en door buffelen totdat het werk gedaan is. Dit is voor de korte termijn vaak een uitstekende coping strategie. Het zorgt er echter wel voor dat medewerkers persoonlijk extra onder druk komen te staan, en op de langere termijn dat er negatieve stress ontstaat. Medewerkers denken in deze situatie meer vanuit de eigen situatie en houden minder rekening met collega’s. Ze gaan in de eerste plaats voor het redden van hun eigen hachje in plaats van te kijken naar de organisatiedoelen. Het werken in deze zogenoemde ‘survival zone’ is op zich niet verkeerd, zolang dit voor een korte periode is.
Recovery energie verhogen
Wanneer een team te lang in de survival zone verkeert, dreigt het te belanden in de ‘burn-out zone’: medewerkers merken dat iedere vraag teveel wordt en dat zelfs de klussen die normaal als leuk worden gezien nu als een last worden ervaren.
Het is dus voor teams net zo belangrijk als voor individuen om op gezette tijden bewust te werken aan ‘recovery’. Bij individuen draait het dan vooral om momenten van effectief herstel, bij teams gaat het veel meer om momenten van reflectie. Het gevoel dat je als team werkt in de ‘overlevingsstand’ zou een trigger moeten zijn voor een moment van bezinning. Wij gebruiken hier graag de term ‘pitstop’ voor.
Je kunt een jaar hard werken vergelijken met een formule 1 race, vanuit het perspectief van de auto en de coureur. Tijdens een pitstop wordt er stil gestaan om een aantal broodnodige zaken te regelen, zodat auto en coureur daarna weer volle bak door kunnen rijden. Zo wordt er van nieuwe energie voorzien door te tanken, worden er noodzakelijke reparaties en vervangingen gedaan zoals banden wisselen, heeft de coureur even rust om te ontspannen en de focus los te laten, wordt er een elektronica check gedaan en worden instellingen aangepast voor de rest van de race.
Vergelijkbaar hiermee adviseren wij teams om minimaal jaarlijks een dergelijke grote pitstop uit te voeren. Het einde van het jaar is een ideaal moment voor deze pitstops.
Effectief reflecteren
Hoe kan je als team de recovery energie verhogen? Vijf tips voor een succesvolle pitstop:
- Terugkijken – Vieren van successen
De mens is van nature sneller geneigd te kijken naar de dingen die niet goed zijn gegaan, of voor verbetering vatbaar zijn. Dit is natuurlijk belangrijk voor het blijven doorgroeien, maar het is slechts één kant van het verhaal. Juist in de moeilijke en zwaardere jaren is het belangrijk om ook terug te kijken naar de zaken die succesvol zijn geweest. Belangrijke kenmerken van het vieren van successen zijn de automatische beloning die er in verscholen zit (aandacht, positiviteit, erkenning) en het moment van ontspanning en het loslaten van de focus op het organisatiedoel. - Terugkijken – Evalueren van de manier van werken
Laat de teamleden elkaar feedback geven op de manier waarop ze hebben gewerkt dit jaar. Niet puur gefocust op de resultaten die ze behaald hebben, maar vooral op de manier waarop dit is gebeurd. Dit geeft ontzettend veel positieve energie en input voor de persoonlijke ontwikkeling voor het komende jaar. - Richting geven – Missie van het team helder en herkenbaar maken
Maak zichtbaar hoe het team bijdraagt aan het doel van de organisatie. Laat het team hierin meebepalen hoe zij hieraan kunnen en willen bijdragen. Vertaal dit naar concrete, uitdagende, maar ook haalbare doelen waarop het team zelf de grootste invloed heeft. - Richting geven – Benodigde voorwaarden bespreekbaar maken
Welke voorwaarden heeft het team nodig om te kunnen werken in de ‘performance zone’? Maak stappenplannen en kies verantwoordelijken voor het realiseren van deze voorwaarden. - Richting geven – Energieplan
Kijk met het team naar de planning van het komende jaar. Wanneer gaat het extra druk worden, wanneer kan er wat rust ingepland worden? Net als bij een topsporter is een jaar vaak in te delen in zware weken en ‘herstelweken’. Maak dit inzichtelijk voor het team en stem daar samen de activiteiten op af.