Bij zijn aantreden zei Koning Willem Alexander dat hij geen protocol-fetisjist is. Heerlijk woord – fetisjist. En je schrijft het zoals je het zegt. Ik ben ook geen protocol-fetisjist. Sterker nog, ik heb er een bloedhekel aan. Nu heb ik in mijn dagelijks leven gelukkig niet zo vaak met protocollen te maken, maar ik kom steeds meer bedrijven tegen waar medewerkers ongelukkig worden van alle protocollen en regeltjes. Ons wordt dan gevraagd wat aan de werkdruk te doen, maar met alleen een cursus kom je er niet natuurlijk.
Onder het mom van efficiëntie, veiligheid of kwaliteitsbewaking (!) wordt er binnen organisaties aan de lopende band een protocol of regel gemaakt, liefst vanuit een gecentraliseerde eenheid. Vaak omdat er ooit een keer iemand zich misdragen heeft en dan wordt er ‘opgetreden’ in de vorm van een protocol.
Even wat voorbeelden. Bij een bepaalde politie eenheid moeten taarten centraal besteld worden als iemand jarig is. Dat betekent dat de gemiddelde taart er 100 kilometer over doet om bij de bestemming te komen. Bij scholen wordt ziekte betaald uit het centrale vervangingsfonds. Mooi hoor, maar individuele scholen voelen zo niet de pijn of beloning van hun verzuimbeleid. In ziekenhuizen zijn artsen en verpleegkundigen meer en meer tijd kwijt met de administratie en als buschauffeurs 1 minuut te laat vertrekken, krijgt het bedrijf een boete.
Dit soort regels, gecentraliseerde diensten of afspraken nemen ontzettend veel autonomie en regelruimte weg. Bovendien straalt het niets anders uit dan ‘we vertrouwen je niet’. Ofwel: stop met nadenken, volg de regels! Bij de Olympische Spelen in Atlanta kwam een sportteam ooit te laat omdat een buschauffeur niet een halve meter achteruit mocht rijden. Dat stond namelijk in de instructies: bij de Olympische Spelen rijden we alleen maar vóóruit. Als we in Nederland echt wat willen doen aan werkdruk, geef dan medewerkers hun autonomie terug. In leiderschapsprogramma’s wordt meer en meer aandacht gegeven aan de coachende leider en grote bedrijven proberen met ‘agile werken’ hier wat aan te doen. Gelukkig zijn er veel prachtvoorbeelden van hoe het kan werken. Jos de Blok van Buurtzorg Nederland en Arko van Brakel van het Semco Instituut weten dit al jaren en voegen daad bij het woord.
Verder lezen?
- Over Jos de Blok – ‘Hogepriester van de kleinschalige zorg’ (NRC)
- Over Arko van Brakel – ‘Eigenbelang is teambelang’ (ManagementImpact)
