Werkdruk? Doe de ‘Root Cause Analysis’

Het lijkt wel of burn-out klachten en werkdruk gerelateerde psychische klachten epidemiologische vormen aannemen. De cijfers zijn schokkend en deden me denken aan het verhaal van historicus Willem van ’t Geloof op het recente Congres Volksgezondheid. Hij vertelde dat zo’n 150 jaar geleden de kindersterfte ongeveer 20% was. Dat leidde tot beperkingen voor de economische groei, en daarom moest er maar eens wat aan gedaan worden. Het lijkt of we nu dat stadium bereiken met psychische klachten. Verpleegkundigen vallen met bosjes uit waardoor bedden niet meer gevuld worden. Leraren trekken het niet meer, met grote gevolgen voor de kwaliteit van het onderwijs. En in het bedrijfsleven is over de hele linie een soort uitputting te zien. Percentages psychische klachten kruipen naar de 20%, dus moeten we er niet eens iets aan gaan doen?

De grote valkuil voor veel bedrijven is om heel instrumenteel met deze problematiek om te gaan. Even snel een training ‘Omgaan met werkdruk’, en we kunnen weer verder. Maar om echt impact te maken moeten we een Root Cause Analysis maken. Met een Root Cause Analysis kom je tot de echte oorzaak van het probleem.
Een vriend van me die Lean Six Sigma Black Belt is, wees me op het filmpje ‘5 times why’. Hierin wordt uitgelegd dat het probleem van de poreuze stenen van het Jefferson Memorial monument niet door het vele wassen komt. Nee, het vele wassen komt omdat er te veel vogels op het monument poepen. En die vogels zijn er omdat er zwarte spinnetjes zijn die die vogels graag eten. De zwarte spinnetjes eten op hun beurt weer insecten, die aangetrokken worden door de lichten waarmee het monument ’s avonds wordt verlicht. De oplossing: door de lichten wat later aan te doen, kwamen er veel minder muggen op af. Een prachtig voorbeeld van een Root Cause Analysis

Maar ja, is dat ook zo gemakkelijk te doen met werkdruk of psychische klachten? Laten we het eens proberen met werkdruk bij bedrijven. Volgens het Arboportaal treedt werkdruk op als je het werk niet binnen de gestelde tijd af kunt krijgen of niet meer aan de gestelde eisen kunt voldoen. Stap 1 zou dus zijn: is er teveel werk of zijn de eisen te hoog? Dat moet je goed in kaart brengen. Vervolgens moet je je afvragen waarom er teveel werk is? En dan wordt het tricky natuurlijk – het kan zijn dat er veel collega’s ziek zijn, dat er een nieuw IT-systeem wordt geïntroduceerd, dat leidinggevenden niet goed leiding geven of dat je persoonlijkheid je in de weg staat. Maar ook hier is het belangrijk om door te vragen en tot de echte kern van het probleem te komen. En dan blijkt vaak dat onze huidige prestatiemaatschappij, met enorme druk van aandeelhouders, toezichthouders of politici, aan de basis staat. Er mogen geen fouten meer worden gemaakt, de regeldruk is enorm, autonomie valt weg en iedereen heeft het gevoel succesvol te moeten zijn. En dan moet je als bedrijf, en als leider, juist sterk in je schoenen staan om te kunnen zeggen: “ Genoeg is genoeg. Dit leidt tot te grote druk bij mijn mensen, hier doen we niet aan mee.” Natuurlijk is dit niet makkelijk, want het gaat om een significant andere opstelling naar stakeholders, maar een mentaal ongezond personeelsbestand is ook niet duurzaam. Kortom, genoeg werk te doen voor de moderne leiders.

Deze column is ook verschenen in MT Magazine.